やってみたらこうなった「理経の引っ越し編」

2021年5月、理経本社は新宿三井ビルディング二号館に移転しました。本社の移転は43年ぶりで、多くの社員にとって初めてのことです。
新オフィスでは、テレワーク継続に伴い固定席の数を減らしフリーアドレス制を採用。社員同士がコミュニケーションを取れるようなエリアを設けるなど、新たな環境が設けられました。
総務部を事務局とし、理経だけでなくグループ企業であるエアロパートナーズ、ネットウエルシステムからもオフィス移転委員が選出されました。理経グループを挙げてこの一大プロジェクトに臨んだ模様をお伝えします！

登場人物紹介

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  いさか社長

  理経の5代目社長
  会社に来るのがワクワクする、みんなで海外旅行に行ける会社作りを目指す！

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  じゅんいちさん

  移転委員会の委員長
  管理部門のグループ長。マイペースで人当たりが良い。日々の業務をコツコツこなす

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  ふじさん

  レイアウト決定・什器手配グループリーダー
  爽やかエンジニア。アイデアを形にするため、トコトン追求するストイックな一面あり

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  さっとん

  新事務所完成グループリーダー
  営業部のグループ長。礼儀正しく丁寧な言葉遣い、まじめな性格。宴席が苦手

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  たけちゃん

  移転プラン作成グループリーダー
  無線アンテナのベテラン営業マン。大らかな性格でみんなから重宝がられている

2020年11月某日　キックオフ

移転委員会のキックオフで委員会メンバーが集合しました。引越し予定（2021年5月）までと時間も短く、進め方や手順などのイメージも掴めず、不安も多少ありながらのスタートでした。

2020年11月下旬　第一回オフィス移転委員会

移転までのスケジュールとタスクが明確になりました。

• ゾーニング、間仕切り位置 （社長室、会議室、執務エリア、キャビネット、スチールパーティションの位置を決定）
• レイアウト、デザイン（オフィス内のイメージ、什器選定）
• 設備要件確認（電源や照明の位置や数、空調設備、壁やドアなどの色・素材について決める）
• 調達/工事/搬入（什器調達、工事業者選定）

チーム分け：

1．レイアウト決定・什器手配グループ：オフィスのデザインや機能、什器を選定する

2．移転プラン作成グループ：物品、書類等の削減管理、荷造り、荷受け

3．新事務所完成グループ：物品、人を含めた引越から新事務所運用確定までを進捗管理

4．予算グループ：決められた予算内で、移転計画を完遂させる

デザインコンセプトの決定

デザイン検討を進めるなかで、どのようなデザインにするべきかと行き詰まり、デザイン・コンセプトを明確にするため社長へ相談しました。

【コンセプト】Collabo Hub Space

• 誰もがコミュニケーションの中心（Hub）になる
• 理経グループが他社とのビジネスの中心（Hub）になる

• 社内コミュニケーションの活性化となり、新しい価値を共創する

レイアウト/デザイン打ち合わせ

業者さんから提案された図面にこちらの要望などを伝え、ブラッシュアップしていきました。壁の間仕切りの確認やグループ企業との区切り、エントランス、フリースペース、会議室のデザインを決めます。

色合い・素材・照明機材・什器実物を見て判断するため、ショールームに何度も訪問するなど、オフィスのイメージを実現するために作業は多岐にわたりました。
会議室は全部で5室あり、それぞれの部屋でテーマを決め、そのテーマをイメージできるデザインや什器の選定をしました。個人の趣向が大きく出るため、色々な意見をまとめるのに苦労しました。

その他の作業

移転案内状づくり

取引先に出す移転案内の準備です。メールとハガキどちらで案内を出すのが良いか、宛先を担当者ベースにするか、代表宛にするか、どの部署が担当するか、などと検討・確認事項の多い作業でした。

認証装置

今回の移転に合わせて、執務エリアの出入口に新しい認証装置を装備しました。

顔認証、静脈認証、カード認証と3つの認証を使い分けることができる優れもので、事前に社内で登録を行いました。

サーバ、ネットワークなど

サーバやネットワーク関連に関しては、理経の情報システムグループに担当してもらいました。グループ会社 3 社のネットワークはセキュリティを保ちつつ統合し、移転後のオフィスでも、再設定不要でネットワークにアクセスできるようになりました。リモートワークを含め、快適なネットワーク環境になったと思います。

新オフィスのルール決め

会議室やロッカー、フリースペースなど、社員で共有して使う場所やものについて、移転後のオフィスの運用ルールを考えました。どうすればみんなが使いやすくなるかを話し合いました。

2021年3月30日　三井ビル　施工開始

5月の引越しを控え、約1ヶ月前に入居エリアの工事が開始されました。

この空間がどんな風に変わるのか楽しみですね。発注などがスケジュールより遅れてしまった部分もあり、すべて滞りなく間に合うのか不安が残りますが、後はプロの業者さんに任せましょう！

2021年4月某日　書類の預け入れ/産業廃棄物

新オフィスでは将来のペーパーレス化も念頭にキャビネット数を減らしました。

保管書類が多いため、不要な書類やゴミを捨てられないまま引越し当日を迎えないように何度も社内へアナウンスしました。引越し前1ヶ月を切り書類の預け入れや不要書類の溶解処理も増え、特に産業廃棄物が大量に出ました（汗）。
会議室に産業廃棄物を集め、4回にわたり廃棄しました。最後はパーティションの高さまでごみの山になりました。

2021年4月30日～2021年5月5日　移転前のオフィス（野村ビル最終日）

4月30日が野村ビルでの最終出社日となりました。皆さんが退社された後、積み重ねられた1000カートンの段ボールが並びました。
段ボールが運ばれ、産廃撤去の後には、リース返却品が残るだだっ広い空間となりました（悲）

2021年5月6日～7日　移転後の新オフィスにて開梱作業

5月10日からの営業開始に合わせて、社員は開梱作業に追われ汗だくになりました。

2021年5月10日開所式

新事務所のオープンを祝し、開所式を行いました。理経グループ3人の社長が並び、記念にテープカットを行いました。当日、テレワークの社員はオンラインで参加しました。

オフィス紹介

【Collabo Hub Space】

北欧のカフェをイメージしたデザインになりました。

【会議室】

会議室ごとにカラーを設定し、連想されるイメージを反映したデザインにしました。

リーダーの感想

みんなご苦労様でした。このチームで良かったです。

引っ越しやっと終わりですね。体力勝負だったんですね。知らなかったよ。

後々でも良いので打ち上げしたいですね。

短い期間でよく引っ越しできたよね。コロナがなければみんなでパッと打ち上げに行きたいですね～。